ארגונים רבים, גדולים וקטנים כאחד, סובלים מאי-יעילות משוועת של תהליכי ניהול המסמכים בהם. “התפוצצות המידע” וכמות המסמכים המסיבית הנכנסת לארגון ומיוצרת על ידו מכבידים במידה רבה על המערכת עד לקושי רב באחזור המידע, שיתופו וייצור ידע רלבנטי ממנו. מדהים לגלות כיצד באמצעות תוכנות לניהול מסמכים ייחודיות ניתן לנצל את שטף המידע הרב הזורם אל הארגון לשם צמיחתו וארגון המסמכים בו בצורה היעילה ביותר.
בעיית ניהול המסמכים בארגון
תוכנות האופיס, הפי-די-אף ואמצעי הסריקה אומנם הפכו את הצורך בנייר בארגונים רבים לשולי באופן יחסי אך בו בעת נתגלו קשיים אחרים ביכולות הארגון לתעד את מסמכיו ולארגן אותם בצורה הטובה ביותר. ארגונים רבים בחרו למקם את המסמכים הרבים בתיקיות השונות ע”פ נושא, סדר מספרי רץ, ע”פ הכותרת או ע”פ המחברים אך פעולות אלו הקשו על יכולת השליפה של המסמכים, כאשר במיוחד בלט הקושי לשתף את כלל הנוגעים בדבר בלוגיקה של הניהול. קשיים רבים אף צצו בהנגשת תיקיות המסמכים ע”פ הרשאות ברורות והגישה אליהם מרחוק כמעט ואיננה הייתה אפשרית ללא ידע טכני מתאים.
תוכנה לניהול מסמכים – מענה טכנולוגי מותאם אישית
תוכנות לניהול מסמכים בחברות יכולות לפתור את כל הבעיות שהוזכרו לעיל ולמנוע בעיות עתידיות אשר החברות אפילו לא שיערו שהן עומדות להתמודד עמן. בעזרת התוכנה המתאימה יכולות הארגון להטמעת המסמכים בו עולות עד לאין שיעור ומגוון הפונקציות הופכות אותו לכלי יעיל ביותר לאחסון מידע, שליפתו והפצתו לגורמים הרלבנטיים.
תוכנה לניהול מסמכים טובה אמורה לענות על הצרכים הבאים
התאמה – למגוון רחב של מערכות הפעלה ושרתים שונים.
מיון חומר – שמירת מסמכים (ושליפתם) ע”פ טקסונומיה ארגונית מוגדרת, כולל תמיכה במילות מפתח, אינדקס מורחב (כותרים, מחברים, תאריכים) ולעיתים רבות אף מתן מילות מפתח בשפה חופשית ע”י מחברי המסמכים והמקטלגים שלהם, מעבר לשפה המחייבת.
יכולות עבודה באונליין ובאופליין – למקרים בהם שירותי האינטרנט קורסים/אינם זמינים.
סיעו בניהול החשבונות של העסק או החברה.
גיבוי למסמכי החברה
יכולות עבודה מרחוק – גישה למסמכים מתוך הארגון בצורתו הפיזית וגם לעובדים מרחוק.
הרשאות – קביעת הרשאות לחומרים ע”פ משתמשים ספציפיים, קבוצות משתמשים וע”פ רמת סיווג החומר.
תוכנות לניהול מסמכים בחברות יכולות להיות מותקנות במחשבי החברות במרחב הפיזי שלהן או לפעול כחלק ממערכת ענן כך שהגישה אליהן היא באמצעות חיבור אינטרנט פשוט, ללא צורך בתחזוקה ובעלות שוטפת נמוכה יותר.
